Por Flávio Degani, consultor e diretor da Privium Consultoria.

Não existe uma maneira fácil de dizer isso, mas se você fez um treinamento de 5S para a sua equipe, não espere que ela saia arrumando tudo, deixando tudo organizado e limpo.

A maior dificuldade está em fazer a pessoas entenderem aquela ferramenta e a adotarem como próprias. Sim, as pessoas devem usar as ferramentas como se fossem algo personalizado e único para o seu ambiente de trabalho.

Percebendo essa dificuldade em diversas empresas, eu resolvi resumir uma implementação do programa 5S em 4 passos simples.

1)     PLANEJAMENTO

Como diria a nova versão da ISO 9001, toda organização deve planejar suas mudanças. Eu considero a implementação de um 5S uma bela de uma mudança. Pois bem, vamos ao planejamento.

a)      No que a implementação do Programa 5S irá impactar internamente?

O primeiro impacto será visual, a limpeza do ambiente de trabalho, a organização dos materiais ou equipamentos, a redução de material inútil, em alguns casos o aumento de espaço útil do ambiente. Também teremos um impacto na qualidade de vida, humor e satisfação dos colaboradores em passar o dia em um ambiente limpo e organizado.

b)     Quais áreas e quantas pessoas serão envolvidas?

É importante levantar a abrangência desse novo projeto. Quem sabe você está pensando em apenas uma área modelo, de modo a influenciar outras, ou já gostaria de começar envolvendo todas as áreas e pessoas da organização.

c)      Quais as datas e pessoas chave no processo de implementação?

Durante a fase de planejamento, determine datas de implementação do projeto para cada área, incluindo pessoas responsáveis e reuniões de início e acompanhamento ao longo do projeto, bem como auditorias a serem realizadas.

2)     TREINAMENTO

Será necessário um treinamento inicial para que todos fiquem na mesma página sobre o Programa 5S. Não somente o básico como “O que é?” ou “Para que serve?”, mas inclua no treinamento qual será o plano de implementação do 5S, de preferência já com datas e responsáveis. Se já tiver o nome dos auditores também poderá ser útil. Inclua fotos da situação atual de modo a passar o motivo da implementação. Inclua exemplos de 5S encontrados pela internet. São situações reais que mostram o que será o resultado esperado depois que o projeto for iniciado.

3)     INICIO DA MUDANÇA

Uma vez que os responsáveis e datas já foram determinados, caberá a você, como líder do projeto, que traga essas pessoas DIARIAMENTE ao mundo do Programa 5S. O trabalho cultural começará por você e nada melhor do que um lembrete diário para que ninguém se esqueça. Reuniões diárias para acompanhamento de ações são as mais aconselháveis.

Essas reuniões de acompanhamento devem seguir um padrão onde cada área deverá explicar individualmente o que foi realizado no dia e o que será realizado no próximo (tome nota de cada ação para cobrar o responsável na próxima reunião). Com o tempo, essas reuniões poderão começar a acontecer entre intervalos maiores de tempo.

É importante que seja mantida a ordem do 5S nas implementações: Utilização, Ordenação, Limpeza, Higiene e Auto-Disciplina. Sem esquecer, é claro, de rodar o cliclo PDCA.

4)     MANUTENÇÃO DO PROGRAMA

A manutenção do programa se dará através de reuniões periódicas com os responsáveis, bem como através de planos de ação resultantes das auditorias internas de 5S realizadas por pessoal competente e imparcial e realizadas, no mínimo, a cada 2 meses no primeiro ano. Depois deste período as auditorias podem acontecer a cada 4 meses.

Dessa maneira a sua empresa conseguirá atingir os resultados esperados. É claro, é preciso considerar as habilidades de liderança, proatividade e poder de influência do líder que regerá esta implementação que, por sua vez, deverá considerar as habilidades e competências das pessoas que formarão a equipe de implementação.

As atividades envolvidas neste projeto de implementação não geram muito trabalho como as vezes alguns imaginam. Obviamente no início terão um trabalho maior com as reuniões diárias, mas isso deve melhor se o projeto estiver mesmo sendo lavado a sério por todos.

Boa sorte para você e para sua empresa! Espero que consiga!

Não esqueça de compartilhar as fotos da mudança comigo!!!

 

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